Documentos que debe tener disponibles en su empresa para el IMSS

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Si usted es patrón, es importante que al contratar personal tenga en cuenta los documentos que es indispensable mostrar por empleado en caso de una revisión por parte de las autoridades en materia de Seguridad Social.

La documentación que se requiere generar y resguardar en las empresas con el fin de evitar contingencias ante el Instituto son las siguientes;

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• De acuerdo a los numerales 784 y 804 de la Ley Federal de Trabajo:

1. Contratos laborales
2. Listas de asistencia y raya
3. Comprobantes de pago de las prestaciones mínimas
4. Causa de rescisión del vínculo laboral
5. Terminación de relación laboral
6. Contrato de trabajo por obra o tiempo determinado
7. Constancia de aviso de rescisión de contrato
8. Recibo de nómina de jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, días de descanso, aguinaldo, vacaciones, prima dominical, vacacional y de antigüedad
9. Incorporación y aportaciones al IMSS, INFONAVIT, SAR
10. Participación de utilidades del colaborador

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• De acuerdo al artículo 15, fracciones II y IV de la LSS:

Además de requerir que se lleven registros del recibo de nómina, listas de raya con días trabajados y salario percibido por concepto de subordinación se deben proporcionar elementos que precisen la existencia, naturaleza y cuantía de la obligaciones a su cargo.

Es recomendable conservar estos documentos por lo menos durante los 5 años siguientes al de su fecha de emisión.[/vc_column_text][rt_heading style=»» align=»» mobile_align=»» size=»h4″ font_color_type=»» font=»» custom_font_size=»» link=»» link_open=»_self»]¿Se puede guardar en archivos digitales?[/rt_heading][vc_column_text]

Para  que estos documentos sirvan para comprobar al IMSS o al Tribunal Federal de Justicia Administrativa el cumplimiento de las obligaciones patronales, deben presentarse físicamente, ya que digitalmente la autoridad las considera copias susceptibles de alteración, y con esto lo importante es mostrar el original, sellado y con firmas respectivas los documentos.

Este requisito de la autoridad tienen sus excepciones, tales como los documentos emitidos en modalidad digital como los movimientos afiliatorios o los acuses de recibo que se crean mediante el portal IMSS que deberán tener serial del certificado, cadena original, secuencia notarial, número de serie o sello digital según corresponda.

Con esto será muy sencillo comprobar el cumplimiento de las obligaciones de seguridad social.

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