Checklist del cumplimiento de obligaciones fiscales de una empresa

Cada año, el cumplimiento de obligaciones fiscales y sus procedimientos genera mucha confusión. Esto se debe a las mejoras, cambios y actualizaciones del Servicio de Administración Tributaria; ya sea que tu empresa esté registrada como persona física o moral, debes conocer todos los puntos a cumplir.

Constantemente el Servicio Administración Tributaria (SAT), en conjunto con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, generan diferentes estrategias con el fin de asegurar una mayor recaudación de recursos para el gasto público. Entre las principales estrategias se encuentra la de facilitar por medio de herramientas en línea el cumplimiento y procedimientos cada vez más sencillos para el cumplimiento voluntario.

Para hacer esta tarea más fácil, te presentamos un checklist de obligaciones y trámites que debes tener siempre presentes; este checklist te permitirá estar al día con tu situación fiscal y la de tu compañía. Te sugerimos leer con calma cada uno de los puntos e ir marcando sólo aquellos que tengas absoluta certeza de tener al corriente.

• Emisión de recibos de nómina según las nuevas disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT)
• Emisión de facturas según las nuevas disposiciones del SAT
• Declaración anual de impuestos
• Declaraciones y pagos mensuales de impuestos
• Auditoría interna anual
• Avisos de privacidad en la página web de la empresa y comunicación hacia el exterior
• Seguros de riesgo de trabajo
• Sistemas financieros y contables actualizados
• Registro contable en orden
• Reparto anual de utilidades

¿Cómo te fue con el checklist? ¿Los marcaste todos? ¿Los conocías? A continuación te hablaremos brevemente sobre cada punto. Lee con calma y al terminar revisa si los puntos sin marcar merecen una palomita o si es necesario quitarla de alguno de ellos.

Emisión de recibos de nómina según las nuevas disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT)

Recuerda que en noviembre de 2017 el SAT publicó en su sitio web una guía del llenado del comprobante de recibo de pago de nómina. Consúltalo aquí y conoce a detalle las nuevas disposiciones.

Sin importar si es nuestro primer acercamiento al SAT como contribuyentes o si llevamos años cumpliendo con nuestros compromisos fiscales como empresa, a veces podemos pasar por alto algún paso para emitir recibos de nómina correctamente. Como consecuencia podrían presentarse elevadas multas, sanciones o trámites complicados además de largos tiempos de espera para alguna solución.

Emisión de facturas según las nuevas disposiciones del SAT

No te confíes. Lo que podría ser una tarea casi de rutina, merece una revisión precisa para cumplir con las nuevas disposiciones del SAT. En su sitio web podrás consultar videos tutoriales y así conocer a detalle cada paso a seguir cuando emitas facturas.

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Declaración anual de impuestos

Marzo es un mes al cual prestar especial atención. Por ningún motivo puedes olvidar la declaración anual. Es muy importante cumplir con este requisito porque las multas pueden superar los $30,000 pesos.

Considera de principal relevancia el cuidado y la precisión en registros. La declaración no se genera en treinta días, es un trámite para el que te preparas durante todo el año. Los motivos de multas incluyen: obligaciones no declaradas de forma voluntaria, declaraciones fuera de plazo o descuidos y omisiones al declarar por internet, cuando se está obligado a ello.

Declaraciones y pagos mensuales de impuestos

El 17 de cada mes debe estar marcado en tu calendario para que lo tengas siempre presente. Es el último día en el que podrás calcular y enterar los pagos de declaraciones provisionales o definitivas sobre impuestos federales. En otras palabras, es la fecha límite de la declaración mensual de impuestos, tanto para personas físicas como morales.

Auditoría interna anual

Una empresa necesita de un sistema de control e inspección en términos legales y contables. Entre más grande sea tu compañía, mayores serán los riesgos que corre en el sector financiero. Así que una auditoría interna anual no sólo indicará si se están cumpliendo objetivos o qué tan cerca están de ellos. También los ayudará a detectar posibles estafas, desvíos de capital o fraudes para poder buscar una solución a la brevedad. Será relevante contemplar la contratación de un experto externo, cuya labor sea revisar a detalle toda la información y documentos requeridos.

Avisos de privacidad en la página web de la empresa y comunicación hacia el exterior

El manejo de información personal es uno de los temas más delicados que enfrenta una compañía en la actualidad. Recibimos y enviamos datos sensibles vinculados a clientes, colegas o candidatos a un puesto, entre otros. Necesitamos tener una política muy estricta sobre su manipulación. Asi mismo se deben de dar a conocer los avisos de privacidad o hacerlos fácilmente accesibles; para que los usuarios tengan la certeza de que sus datos están siendo tratados con responsabilidad.

Seguros de riesgo de trabajo

Independientemente del riesgo aparente que pueda representar un cargo específico, tus empleados deben contar con un seguro laboral, el cual debe cubrir cualquier lesión o afectación funcional, ya sea inmediata o posterior; también debe cubrir la muerte provocada por motivos de trabajo.

Sistemas financieros y contables actualizados

Tu compañía debe estar actualizada en cuanto a sistemas financieros, de tal manera que la ejecución en esa área se facilite. Dichos sistemas deben de tener la capacidad de reunir tareas como: control de ingresos y egresos, informes, facturación, actualizaciones del SAT, comprobantes, entre otras. Busca los que mejor se adapten a las necesidades específicas de tu lugar de trabajo. Los siguientes son los sistemas de software financieros más populares:

• Contalínea
• Contpaqi
• SAP
• ContadorMX
• Aspel
• Miskuentas

En artículos posteriores abordaremos a más profundidad qué sistemas o softwares financieros son los mejores para tu empresa.

Registro contable en orden

Es indispensable que cuenten con un registro detallado de cada movimiento y operación que se lleve a cabo en tu empresa. Lo necesitarán para poder tomar decisiones sobre nuevos rumbos o modificaciones a planes de acción actuales.

Reparto anual de utilidades

Si tu compañía declara más de $300,000 pesos ante el SAT, está obligada al reparto anual de utilidades. Es crucial que estén informados sobre este procedimiento y que lo realicen. Se trata de un derecho constitucional de los trabajadores.

Ahora tienes una visión panorámica sobre cada uno de los puntos del checklist para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de tu empresa. Revisa cada uno y pon atención en los que no conocías o habías olvidado.