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Guía esencial de registro: REPSE, ICSOE y SISUB 2022

El Senado de la República aprobó el pasado 20 de abril de 2021 la Reforma Laboral en Materia de Subcontratación Laboral, dando por oficial sus aplicaciones el 23 de abril, cuando fue publicada la resolución en el Diario Oficial de la Federación. Con esto, oficialmente en México quedó prohibida la figura de subcontratación u outsourcing para dar la bienvenida a la figura de subcontratación de servicios especializados. Aunque existen numerosos cambios en distintos códigos y leyes, surgió el nacimiento de figuras que debes conocer como el REPSE, ICSOE y SISUB.

Aquellas empresas que sean prestadoras de servicios especializados deberán estar bajo el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas así como presentar declaraciones cuatrimestrales ante el IMSS e INFONAVIT mediante los sistemas ICSOE y SISUB, respectivamente.

En este artículo navegaremos sobre los antecedentes de la Reforma, la figura de subcontratación laboral y cómo debe ser el registro del REPSE, realizar las declaraciones cuatrimestrales ante la ICSOE y el SISUB así como los aspectos más relevantes.

Antecedentes

A partir del 1ro de septiembre de 2022, la figura legal de outsourcing o subcontratación laboral quedó eliminada en el país. Por lo que las empresas debieron contratar directamente a sus colaboradores sin la figura de un tercero y por ende, asegurarse que sus aportaciones fueran equivalentes al sueldo que estaban percibiendo.

La única figura de subcontratación de servicios especializados o subcontratación que es legal en México es aquella que “no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos, siempre que el contratista esté registrado en el padrón público”.

Finalmente, todas las empresas que quisieron seguir ofreciendo la subcontratación de servicios especializados debieron de haberse registrado ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Esto bajo el registro de prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas (REPSE).

 

¿Qué es el REPSE?

El REPSE o Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas es una plataforma habilitada a raíz de la Reforma de Subcontratación por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Esto acorde a la modificación del artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.

Dicho artículo establece que personas físicas o morales que ofrezcan servicios especializados o ejecuten obras especializadas deberán de contar con el registro ante la STPS. El mismo artículo 15 establece que la STPS tiene la obligación de publicar en el portal del REPSE el padrón de las personas físicas y morales que obtengan dicho registro. Dicho portal se llama Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas.

¿Qué son los servicios especializados?

Los servicios especializados son aquellos que se brindan a clientes pero que no forman parte de la actividad principal de éstos. La STPS habilitó el sitio oficial del REPSE en el cual se puede consultar el catálogo de los servicios especializados dentro del Padrón Público de Contratistas.

Ejemplos de servicios especializados son:

  • Empresas de limpieza

  • Empresas de comedores industriales

  • Contratistas

  • Casas de asesoría y certificaciones que tengan que certificar cualquier servicio o producto dentro de las instalaciones del cliente

  • Capacitaciones presenciales en instalaciones del cliente

  • Empresas de logística

  • Empresas de salud ocupacional

  • Empresas de control de calidad

  • Empresas de jardinería

  • Empresas de mantenimiento

  • Empresas de mantenimiento industrial

  • Agencias de diseño, marketing o productoras de video que realicen sus actividades dentro de las instalaciones del cliente

  • Empresas de Tecnologías de la información que ofrezcan sus servicios o capaciten a los colaboradores de su cliente, dentro de las instalaciones

  • Empresas de reparación

 

¿Por qué tener REPSE?

Ante el cambio de la legislación, toda empresa que ofrezca servicios dentro de las instalaciones de sus clientes o que no formen dichos servicios parte de la actividad principal, están obligadas a registrarse ante el REPSE. Esto para estar dentro de los términos del cambio de la legislación.

El plazo para el registro ante el REPSE para seguir manteniendo los beneficios fiscales fue en septiembre de 2021 y más de 71 mil empresas terminaron dicho proceso. El registro sigue en funcionamiento.

Otro punto importante es que tus clientes te tendrán que solicitar tu registro, en caso de no contar con el mismo y ambas partes siguen sus interacciones comerciales, la autoridad puede multarlos a ambos.

¿Cómo saber si debo registrarme en el REPSE?

Es muy sencillo, si tienes una empresa que ofrece servicios dentro de las instalaciones de tu cliente o proveedor, debes registrarte ante el REPSE. Esto por la sencilla razón de no formar parte de la actividad principal de tu cliente.

¿Qué sucede si no se está inscrito en REPSE?

Si eres una persona física o moral que ofrece servicios a sus clientes que no forman parte de su actividad principal, la autoridad puede nulificar las facturas remitidas entre ambas partes así como también dictaminar defraudación fiscal y finalmente, multas en UMA.

Es por eso que los clientes tienen la obligación de exigir el registro REPSE. En caso de no tenerlo, la autoridad puede considerar el servicio proveído como “servicio de subcontratación”. Éste ya es considerado un acto delictivo y estarías incumpliendo con la Ley.

Es por ello que la autoridad puede hacer inspecciones de cumplimiento del REPSE. Las primeras fueron realizadas a partir del 11 de octubre de 2021 y a partir de esa fecha, la autoridad podrá hacer inspecciones estratégicas.

 

Procedimiento para el registro REPSE

A continuación te compartimos el proceso para el registro ante el REPSE, recuerda que es importante contar con la asesoría y acompañamiento de un aliado estratégico como Consolidé:

  1. Entrar a la página oficial de REPSE
  2. Accede mediante la e.firma del negocio
  3. El sistema hará una revisión automática para verificar que la persona física o moral está cumpliendo con las obligaciones fiscales y de seguridad social ante el IMSS, SAT e INFONAVIT
  4. En caso de que no esté activo el servicio de consulta, el sistema solicitará que se suba en PDF las opiniones positivas de cumplimiento de las 3 instituciones
  5. En caso de resultar todas las respuestas positivas podrás avanzar a la siguiente fase
  6. En caso de que al menos una respuesta sea negativa, el sistema informará que su trámite de registro está terminado y tendrás que solventar el pago pendiente con la institución correspondiente
  7. El sistema le solicitará datos generales de:
    1. Representante legal
    2. Datos del acta constitutiva
    3. Constancia de situación fiscal y del notario o corredor público
  8. Después deberás indicar el nivel y categoría de riesgo de acuerdo al «Catálogo de actividades para la clasificación de las empresas en el seguro de riesgos de trabajo” del IMSS
  9. El sistema solicitará que se transcriba literalmente la actividad que desea registrar de acuerdo a la constancia de situación fiscal para el caso de las personas físicas, y por lo que hace a las personas morales deberán de transcribir de manera literal el objeto social
  10. Después subirás escaneada la hoja o las páginas de la constancia de situación fiscal donde aparecen las actividades que desea registrar o el acta constitutiva en donde aparece el objeto social, resaltando en ellas las actividades que desea registrar.
  11. Después deberás capturar la actividad o las actividades que desea registrar, las cuales deberán de formar parte de su constancia de situación fiscal u objeto social. Deberá escribirlas de manera literal tal y como aparecen en su constancia de situación fiscal o en su objeto social.
  12. Adicionalmente deberás indicar en qué categoría del catálogo anexo que se desplegará se engloba cada una de las actividades solicitadas. 
  13. Después deberás requisitar un cuestionario por cada una de las actividades de las que hayas solicitado el registro.
  14. Una vez concluida la requisición del cuestionario o los cuestionarios, el sistema le solicitará que suba en PDF:
      1. Identificación Oficial Vigente de la persona física o representante legal
      2. Poder Notarial
      3. Acta Constitutiva o Constancia de Situación Fiscal
      4. Constancia de Inscripción en el RFC
      5. Registro (s) Patronal (es) ante el IMSS
      6. Comprobante de Domicilio (Luz, Predial, Teléfono)
      7. Comprobante de la nómina en formato XML
  15.  
  16. Una vez requisitada y realizada la carga de la información y la documentación, la Plataforma le asignará un número de folio con el que el solicitante podrá dar seguimiento al registro.

 

Después de realizar estos pasos, la STPS tendrá 20 días hábiles para pronunciarse al respecto de tu solicitud, esto bajo la misma plataforma. La STPS hará un análisis de la documentación y verificará el cumplimiento de los requisitos. Después se emitirá el aviso de registro que corresponda al número de folio que se dio por cada actividad del objeto social o constancia de situación fiscal registrada.

Con tu registro, cada cuatro meses deberás presentar tu declaración ante la ICSOE

¿Qué es el ICSOE?

Una vez que la persona moral o física tenga su registro REPSE, tendrán que reportar ante el IMSS toda la información de los contratos celebrados en materia de subcontratación de servicios especializados u obras especializadas. Estos reportes se hacen sobre la herramienta llamada Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas (ICSOE).

El objetivo principal de la ICSOE es facilitar el cumplimiento de las obligaciones periódicas ante el IMSS sobre la información de los contratos realizados, de forma cuatrimestral.

 

¿Quienes están obligados a presentar la declaración o informes cuatrimestrales ante la ICSOE?

Las personas físicas o morales que tengan registro REPSE están obligados a presentar la informativa de los contratos celebrados ante la ICSOE.

 

¿Qué tipo de declaraciones se pueden presentar ante la ICSOE?

Se podrán presentar dos tipos de declaratorias:

  • Con información: si tienes contratos de servicio vigentes

  • Sin información: en caso de no contar con contratos vigentes

 

¿Qué sucede si no se presenta la informativa de los contratos?

La organización puede ser sancionada por el IMSS con una multa de 500 a 2000 UMAs de acuerdo a lo establecido en el artículo 304 D de la Ley del Seguro Social en relación con el artículo 304 B.

¿Cuándo se deben presentar los informes cuatrimestrales?

Las empresas registradas ante el REPSE tendrán que presentar sus informes de forma cuatrimestral a más tardar el día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre. En caso de que el día 17 caiga en un día inhábil, se prorrogará el plazo para presentar el informe el siguiente día hábil.

 

Cuatrimestre Límite para presentar el informe ante el ICSOE
Enero-Abril 17 de Mayo
Mayo-Agosto 17 de Septiembre
Septiembre-Diciembre 17 de Enero

 

¿Qué información se necesita para subir el informe cuatrimestral al ICSOE?

Toma en consideración lo siguiente:

  • Información del contratante y contratista
    • Nombre
    • Denominación o razón social
    • RFC
    • Domicilio social o convencional
    • Correo electrónico
    • Teléfono
  • Información del contrato
    • Objeto del contrato
    • Periodo de vigencia
  • Información de los trabajadores
    • Número de seguridad social
    • CURP
    • Salario base de cotización
  • Documentos a adjuntar
    • Copia del registro REPSE

 

¿Cómo ingresar al ICSOE?

A continuación te compartimos una guía para acceder al ICSOE:

  1. Ingresa al IMSS
  2. Selecciona el apartado de Patrones o Empresas
  3. Elige la opción cumplimiento de obligaciones fiscales
  4. Elige la opción ICSOE
  5. Elige cualquiera de las dos opciones de acceso
    1. Usuario contratista: ingresa con e.firma (nunca la del representante legal)
    2. Usuario capturista: ingresa con el CURP y contraseña de la persona designada por el contratista

 

Para realizar el registro y alta del contratista, ingresa aquí. Ahí podrás encontrar el ingreso del contratista, registro de datos generales y alta de usuarios.

 

¿Qué es el SISUB?

El SISUB o Sistema de Información de Subcontratación es el medio electrónico que permite a los patrones registrados ante el REPSE, cumplir con lo establecido en el artículo 29 Bis de la Ley del Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.. Mediante el SISUB, las empresas podrán presentar informes cuatrimestrales ante esta institución o en su caso, solicitar el REPSE a otras empresas. 

El artículo 29 Bis menciona:

 

“Las personas físicas o morales que se encuentren registradas en términos del artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo para llevar a cabo la prestación de servicios especializados o la ejecución de obras especializadas que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de los mismos, deberán proporcionar cuatrimestralmente a más tardar el día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre, la información de los contratos celebrados en el cuatrimestre de que se trate”.

 

El objetivo principal del SISUB es facilitar el envío de la información de los contratos celebrados con los trabajadores que estuvieron vinculados a dichos contratos durante el periodo que reporta. 

¿Qué se necesita para dar cumplimiento a la informativa ante el SISUB?

  • Estar registrado en el Portal Empresarial
  • REPSE en formato pdf
  • Escritura constitutiva y modificaciones en pdf
  • RFC
  • Envío de formatos preestablecidos que puedes descargar en Material Relacionado
    • Layout detalle contrato
    • Layout detalle trabajadores
    • Layout información sujeto obligado

 

¿Qué información se debe presentar ante el SISUB?

En relación al artículo 29 Bis de la Ley del INFONAVIT, se menciona que la información deberá contener:

  • Datos generales
  • RFC
  • Registro Patronal ante el IMSS
  • Objeto y vigencia de los contratos
  • Número de trabajadores
  • Categoría de los trabajadores
  • Contratos de servicio
  • Montos de las aportaciones y amortizaciones
  • Información de los trabajadores
  • Determinación del salario base de aportación
  • Copia simple del registro REPSE

 

¿Cómo ingresar al SISUB?

  1. Entra al Portal Empresarial
  2. Si ingresas por primera vez, elige la opción CREAR CUENTA
    1. El sistema solicitará: 
      1. Número de Registro Patronal
      2. Correo electrónico registrado con el NRP
      3. Contraseña generada al momento del registro

 

Podrás consultar la guía de usuario para ingresar al SISUB.

¿Quiénes están obligados a presentar la declaración ante el SISUB?

Cualquier persona física o moral que ejecute servicios especializados u obras especializadas registradas ante el REPSE. En el momento que la STPS valide el registro, la persona física o moral está obligada a presentar la declaración de los contratos ante el INFONAVIT y SISUB.

Informes cuatrimestrales ¿Cuándo se deben presentar?

Al igual que las declaraciones ante la ICSOE, las personas físicas y morales deben presentar de forma cuatrimestral la información de los contratos celebrados durante el periodo. Tienen hasta el día 17 hábil de los meses de enero, mayo y septiembre. En caso de caer en un día inhábil, se pasará al siguiente día hábil la prórroga.

 

Cuatrimestre Límite para presentar el informe ante el SISUB
Enero-Abril 17 de Mayo
Mayo-Agosto 17 de Septiembre
Septiembre-Diciembre 17 de Enero

 

Preguntas más frecuentes en relación al REPSE, ICSOE y SISUB

¿Quiénes pueden acceder al SISUB?

Todas las empresas que están registradas en el REPSE.

¿Quiénes pueden acceder al ICSOE?

Todas las empresas que están registradas en el REPSE.

¿Cuántas declaraciones se pueden cargar al INFONAVIT?

La información declarada debe ser del total de los contratos por subcontratación de servicios especializados activos en el cuatrimestre.

¿Qué sucede si tengo más de un registro patronal?

Se enviará un solo conjunto de archivos a través del registro patronal identificado en el Portal Empresarial y se deberá declarar en estos archivos la información de todos los trabajadores que durante el cuatrimestre prestaron servicios.

Conclusión

Personas físicas o morales que se dediquen a dar servicios especializados dentro de las instalaciones de sus clientes y que sus servicios no formen parte de la actividad principal, deben registrarse ante el REPSE. En caso de ofrecer este tipo de servicios y no estar registrado ante el REPSE, se considera como una actividad fuera de la Ley.

Las empresas registradas ante el REPSE deben de subir sus informes cuatrimestrales sobre los contratos realizados durante el periodo ante dos sistemas o herramientas. Para el IMSS es la ICSOE, ante el INFONAVIT es el SISUB.

Es importante que estés alineado en términos legales ante las autoridades y presentar en tiempo y forma tus informes. En Consolidé podemos asesorarte para que enfoques a tus equipos en las actividades primordiales.

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