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Cómo funciona el CFDI de Nómina

Los expertos en Contabilidad y Recursos Humanos están muy acostumbrados al proceso de cálculo de nómina. Y sobre todo a la expedición de CFDI de nómina. Estos documentos son necesarios para la fiscalización ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Pero, ¿Sabes realmente cómo funciona un CFDI de nómina?

 

En Consolidé recibimos continuamente dudas por parte de nuestros clientes sobre cómo realizar la gestión y cálculo de nómina, por ende, los CFDI de nómina están dentro de las consultas principales. Acompáñanos a conocer lo más relevante de este documento fiscal.

 

Puntos clave:

  • Un CFDI es un Comprobante Fiscal Digital por Internet
  • El CFDI genera un historial de operaciones de los contribuyentes
  • Consulta del CFDI en SAT

 

¿Qué es un CFDI?

El CFDI es la abreviatura de Comprobante Fiscal Digital por Internet. Se empezó a usar desde el 2004 para reemplazar el uso de facturas impresas. Su función es ser un comprobante que define un servicio o bien que fue adquirido, en una fecha determinada con un costo específico y en el cual, se detallan los impuestos que corresponden al pago de la operación.

 

Una de las características esenciales de un CFDI es que es un documento que no puede ser modificado ni manipulado ya que puede ser detectado, por lo tanto, es muy seguro. Otra característica es que es fácil de saber quién es el emisor del CFDI gracias a que se encuentra su Certificado de Sello Digital. A la par, un CFDI cuenta con un identificador único que fue establecido por un Proveedor Autorizado de Certificación. Una vez emitido un CFDI, el proveedor no podrá negar la relación con dicho comprobante.

Tipos de CFDI

A continuación te compartimos los tipos de CFDI que existen:

  1. CFDI de egreso
  2. CFDI de ingreso
  3. CFDI de recepción de pagos
  4. CFDI de traslado
  5. CFDI de retenciones e información de pagos
  6. CFDI de nómina

Función del CFDI

Cuando una persona física o moral emite una factura electrónica, se obtienen dos archivos: PDF y archivo XML. El primero actúa como una presentación del XML y es un apoyo entre la transacción realizada entre quien emite la factura y quien la recibe. Por otro lado, el XML es el formato avalado por el SAT.

 

En pocas palabras, los CFDI avalan las operaciones realizadas por empresas y personas físicas.

Recibo de nómina o CFDI de nómina

El CFDI de nómina es una factura electrónica que sirve como comprobante fiscal entre la relación de pago que existe entre un patrón y un colaborador. ¿De dónde viene su importancia? Un CFDI de nómina sirve como un documento comprobatorio para la empresa o patrón, en el proceso o gestión de nómina o contabilidad.

 

Para el colaborador, un CFDI de nómina es el recibo del pago de su sueldo. 

Función de un CFDI de nómina

Un CFDI de nómina es el recibo con fines tributarios y fiscales que representa el intercambio de actividades contra el sueldo percibido de un patrón y sus colaboradores. Su objetivo principal es formalizar ante las autoridades fiscales la relación comercial que existe. 

 

Datos obligatorios dentro del CFDI de nómina

  • Nombre

  • Razón social

  • Denominación social

  • Código postal del contribuyente a favor de quien se emite el CFDI

  • Número de seguridad social

  • Tipo de contrato

  • Periodicidad de pago

  • Salario base

  • Salario diario integrado

  • Número de días pagados

  • Método de pago

  • Concepto del pago

  • Descuentos

 

CFDI 3.3

En 2014, dentro del Código Fiscal de la Federación se informó sobre el pasado CFDI 3.3. A partir de 2022, las autoridades correspondientes confirmaron el nuevo uso del CFDI 4.0.

 

CFDI 4.0

El 26 de octubre de 2021, el Senado aprobó los dictámenes para la Miscelánea Fiscal y la Ley de Ingresos para 2022. Acorde a lo anterior, los cambios que sufrirá el cálculo de nómina y por ende el CFDI de nómina son:

  • Obligación del uso de complementos que publique el SAT
  • La autoridad fiscal podrá actualizar las actividades económicas del contribuyente acorde a las claves de producto o servicio
  • Si se emite un comprobante de egresos que ampare bonificaciones, devoluciones y descuentos y no se cuente con soporte documental, los primeros no podrán disminuir los ingresos del contribuyente. Esto podrá ser verificado por autoridades fiscales
  • El SAT podrá establecer facultades administrativas para que contribuyentes emitan sus propios CFDI o a través de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).
  • Es obligatorio incluir en el CFDI:
    • Nombre
    • Razón social
    • Denominación social
    • Código postal del contribuyente a favor de quien se emite el CFDI

Leyes que hablan de la emisión del CFDI de nómina

  • Ley Federal del Trabajo
  • Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social
  • Código Fiscal de la Federación: Artículo 29
  • Ley del ISR: Artículo 94
  • Ley del Impuesto sobre la Renta: Artículo 96

 

Pasos para obtener un CFDI de nómina en la página del SAT

Se puede obtener un CFDI de nómina directamente en el portal del SAT, solo se necesitará tener el RFC. A continuación te compartimos los sencillos pasos:

  1. Entra al SAT

  2. Busca la opción Factura Electrónica da clic en Consultar, cancelar y recuperar

  3. Inicia sesión con el RFC, contraseña o e.firma

  4. Dentro de los apartados busca el CFDI de nómina por folio o fecha de emisión

  5. Da clic en Buscar CFDI

Pasos para generar un CFDI de nómina en la página del SAT

El cálculo de nómina es un proceso administrativo esencial dentro de las operaciones de cualquier empresa. Un cálculo erróneo puede ser la diferencia entre tener gastos administrativos extras para la organización o ser objeto de multas y recargos por parte de las autoridades correspondientes. Por ello siempre es recomendable tener la asesoría y apoyo de un experto en maquila y cálculo de nómina.

 

Te compartimos los pasos para generar un CFDI de nómina desde el SAT, es importante mencionar que estos pasos solo aplican para las personas físicas que están dentro del RIF (recuerda que ya no existe, solo estaría disponible si realizaste el aviso de permanencia) y actividad empresarial.

  1. Entra al portal del SAT
  2. Inicia sesión con la e.fima y contraseña
  3. Da clic en Nómina
  4. Ingresa los datos del RFC, contraseña y e.firma
  5. Actualiza la información:
    1. Mi nómina –  Datos del patrón
    2. Mi nómina – Datos de los trabajadores
    3. Mi nómina – Recibos de nómina
  6. Genera el comprobante fiscal
  7. Descarga o imprime el CFDI de nómina

 

Recuperación, cancelación o sustitución del CFDI de nómina

Como lo mencionamos anteriormente, para la administración de la maquila de nómina y gestión de los CFDI de nómina, es conveniente tener el apoyo de un aliado estratégico que sea experto en el área, así podrás evitarte posibles multas y recargos así como cálculos erróneos.

 

Si necesitas recuperar, cancelar o sustituir un CFDI de nómina dentro del SAT, puedes seguir estos pasos:

  1. Entra al SAT

  2. Entra a la sección de Factura electrónica

  3. Entra al apartado Recupera y cancela facturas

  4. Introduce los datos requeridos

  5. Escoge la opción Consultar facturas recibidas

  6. Da clic en Recibo de pago de salarios 1.2

  7. Descarga el zip con los formatos XML y PDF

 

Conclusión

Un CFDI de nómina es un comprobante fiscal y digital que comprueba la relación de un pago entre patrones y colaboradores. En pocas palabras es una factura electrónica que sirve como un instrumento en la gestión de contabilidad para las empresas y para los colaboradores y actúa como un documento de recibo de pago.

La buena gestión de la expedición de los CFDI de nómina puede ser la diferencia entre tener una excelente gestión de nómina o tener pérdidas económicas debido a cálculos erróneos. Si requieres un aliado estratégico para la maquila de nómina, contáctanos.

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